YENİ YILIN FUAR BÜTÇELERİNİ HAZIRLADINIZ MI?

Çoktandır kendi konumuzda yazmadım ama yeni yıl fuarları ile ilgili bir hatırlatma yapmakta yarar olduğunu düşündüm. İyi hazırlanmış, katılımcılar ve ziyaretçiler tarafından kabul görmüş, sağlam temellere oturmuş fuarlar bu sıkıntılı dönemde çok önemli ve kalıcı sonuçlar yarattı. Fuar katılımcıları özellikle komşu ülkelerden gelen ziyaretçiler ile önemli iş birlikleri oluşturdular, kendilerine yeni pazarlar yaratabildiler. Ülkemizde önümüzdeki yılın fuar programı belli. Sayıları yüz elliyi aşan fuar şirketlerinin önemlice bir bölümü yeni yıl için bir fuar programı açıklamadı. Fuar programını açıklayan firma sayısı doksan civarında. Yani ciddi bir azalma oldu ve taşlar yerine oturmaya başladı. 

Bu yıllık program içinde size düşen en önemli görev kendiniz için en doğru fuarı veya fuarları seçebilmek. Bu kararı doğru vermediğinizde biliyorsunuz sonuçları kötü oluyor. Paranız, emeğiniz, zamanınız, moraliniz boşa gidiyor; en kötüsü müşterilerinizi rakiplerinize kaptırabiliyorsunuz.

Yeni yıl için katılmayı planladığınız fuarları bugünden seçmeli ve programınızı yapmalısınız ki fuar öncesi gerekli hazırlık dönemine sahip olabilesiniz. Seçimleri yapmanız ile birlikte sağlıklı ve gerçekçi bir bütçe çalışmasını da bugünlerde bitirmenizde yarar var ki önünüzü görebilesiniz.

Küçük, orta, büyük hangi boyda işletme olursa olunuz tüm faaliyetlerinizi bütçelemeyi bir alışkanlık, bir yönetim anlayışı haline getirmelisiniz. Bütçeleme alışkanlığı iş yaşamınızın olmaz ise olmazlarından biri olmalı. Önce gelirlerinizi iyi hesaplayabilmeli, bunu yapabilmek için de satış tahminlerinizi doğruya yakın yapabilmelisiniz. Yani bir hedefiniz olmalı. Hangi ürünü, hangi hizmeti, hangi aylarda, hangi fiyata, ne kadar satabileceksiniz ki yıllık geliriniz ne olacak. İşletmenizi önceden belirlediğiniz bu hedeflere göre yönetmelisiniz. Doğru satış tahmini de bu hedeflerin başında geliyor. Devlet gibi davranır, yani önce giderlerinizi hesaplar ona göre gelir bulmaya çalışırsanız alî devletimiz gibi olursunuz, iki yakanız bir araya gelmez. Sizin vergi salmak, bire mal ettiğini beşe-altıya satmak, tekel yaratmak gibi bir şansınız da yok. Bugünün dünyasında artık hiç yok. Hele bir de üretici iseniz işiniz daha zor. Vadeli çek yazarak kendi paranızı basmanız da pek sağlıklı bir çözüm değil, sonunda yine siz ödeyeceksiniz.

Dünya artık her zaman bildiğimizden de çok rekabetçi ve bizim ülke olarak yapabildiklerimiz hiçbir şekilde vazgeçilmez değil. Etkili bir araştırma, geliştirmeye de sahip değiliz, bu bizi daha kırılgan yapıyor, risklerimizi arttırıyor.

Sağlıklı bir kurum yapısı için gelirlerinizi ve giderlerinizi gerçeğe yakın, gerektiğinde belirli düzeltmeleri de yapabilecek şekilde, deneyimlerinizden de edindiğiniz dersler doğrultusunda bütçelemeli ve bu bütçelere uygun davranmalısınız.

Satış tahminlerini doğruya yakın yapabilmelisiniz ki giderlerinizi, bu giderlerinizin içinde tanıtım ve pazarlama masraflarınızı doğru bütçeleyebilesiniz. Doğru hazırlanan kendini kabul ettirmiş ticari fuarlar veya işinizle doğrudan ilgili ihtisas fuarları günümüzde vazgeçilemeyecek pazarlama aletlerinin başında geliyor. Çok yazdım ama yine de söylemeliyim, sizin bu konudaki ilk ve çok önemli sorumluluğunuz kendiniz için, işiniz için en doğru fuarı seçmek, bu seçimi doğru yapmıyor iseniz yanlışınızı örtmek veya kendinizi rahatlatmak adına başkasını suçlamayın. Bu seçiminiz her yıl için bir veya birden fazla olabilir. Ancak satış hedeflerinize uygun olmalı ve bu katılımlar için yapacağınız harcamalar yeni yıl bütçeleri içinde detaylı yer almalıdır. Bu bütçeyi hazırlar iken dikkat etmeniz gereken birçok ana başlık var. Bu yazıda gelin bu başlıkları sıralayalım gerisini siz halledersiniz.

• İlk iş katılım büyüklüğüne bağlı yer kiralarını bütçeleyin.

• Stand yapım giderlerinizi, elektrik, haberleşme v.b. giderleri küçümsemeyin.

• Nakliye, yol harcamaları, mallarınız ağır veya hacimli ise indirme, yükleme giderleri önemli bir kalemi oluşturur.

• Tüm mallarınızı, fuarın her safhasını kapsar şekilde sigortalatmalısınız.

• Elemanlarınızın eğitimi, kıyafetleri, yol ve konaklama giderlerini de düşünmelisiniz.

• Müşterilerinizi davet, onları gerektiğinde konaklatmak ve ağırlamak da ciddi bir yekun tutacaktır.

• Fuar sonrası yeniden kullanılacak ise stand malzemelerinizin sağlıklı depolanması gerekli.

• Sizi ziyaret eden tüm müşterilerinize teşekkür mektupları gönderin ve içlerinden potansiyel müşteri konumundakileri üst düzeyde ziyaret edin. Bu giderlerinizi de bütçelemeyi ihmal etmeyin.

• Nihayet insansınız, hata yapabilirsiniz, bulduğunuz rakama hiç değil ise bir yüzde on beklenmeyen gider kalemi ekleyin.