STAND GÖREVLİLERİNİN EĞİTİMİ

Hoş, eğlenceli bir memlekette yaşıyoruz. Bizler kim bilir ne abuk şeyler ile uğraşır iken kimileri neler yapıyor. Sonradan otelci olan biri açıklama yapmış kriz için, gazetenin ön sayfasında önemli haber oldu. “Tasarrufa başladım,” diyor; özel uçağına ve yatına binmeyecekmiş. Tanrım sen aklımızı koru. Biz yine işimize dönelim.

Geçen hafta fuarda görev yapacak personelin seçimi ve eğitimi için önemli olduğuna inandığım bilgileri paylaşmaya başlamıştık. Yer bitti eğitimin bir bölümü eksik kaldı.

Bir fuar standı satış yönünden eşi bulunmayan tarafsız bir bölge idi ve görev yapacak elemanlarınızın seçimine önem vermeliydiniz. İşlerinde, mesleklerinde çok başarılı olanlardan seçilmesi daha doğru olur, bu görevliler hiç değilse bir hafta süre ile günde on iki saat çalışabilme dayanıklılığında ve sonuçlarına katlanabilir olmalı, yaygın bir yabancı dili bilen, temsil kabiliyetine,  kurallara bağlı insiyatif kullanabilme becerisine sahip ve durum ne olursa olsun ziyaretçilerin ihtiyaçlarına öncelik verebilecek yapıda olmalı idiler. Standta görev yapacak grup belli olduktan sonra sistemli bir eğitim programı hazırlanmalı, tüm görevliler bir takım olarak eğitilmeli idi. Bu eğitim toplantılarında fuara katılma amaçları çok iyi ifade edilmeli, görevli personel ürünler için eğitilirken, nakliye, sigorta, ambalaj nitelikleri, varsa gümrük vergileri, teslim zamanları, yapılabilir tenzilatlar vb. hakkında da doğru bir eğitimden de geçirilmeli idi.

Bu hatırlatmadan sonra gelin kaldığımız yerden devam edelim.

Açılıştan bir gün önce eğitimi; Oldukça önemli bir konu. Tüm stand personeli bilgileri gözden geçirmeli, grubun standı tanıması sağlanmalıdır. Açılış günü hiç bir zaman eğitim ve bilgilendirme günü olarak kullanılmamalıdır. Ben böyle diyorum ama genellikle tersi oluyor. Açılış günleri firma yetkilileri ziyaretçilerden çok kendi fuar personelinin sorunlarına, sorularına vakit ayırıyorlar.

Yoğun ziyaretçi saatlerine göre bir iş bölümü yapmaya özen gösterin. Personel dinlenme sürelerini boş zamanlara göre ayarlayın. Mümkünse personeliniz dinlenme saatlerinde standınızda bulunmasın. Kimlik kartları tüm personeliniz tarafından kullanılıyor olmalı, taviz vermeyin.

Fuar süresince eğitim devam etmeli, birinci günün akşamı karşılaşılan problemleri değerlendirin. Bunu her kapanışta yapın. Ortaya çıkan ihtiyaçlara cevap verecek düzeltmeleri, hızla yapmalısınız. Tüm süreniz sadece dört veya beş gün unutmayın. Her gün tespit edilen, not edilen ziyaretçi bilgilerini değerlendirin. Şayet elemanlarınız olması gerektiği gibi eğitildi iseler ziyaretçilerinizin sorma ihtimali olan her soruyu cevaplayabiliyor olmalılar. Bu gerçekleşiyor ise fuar öncesi stand personeli eğitiminde başarılısınız demektir.

Fuarların açılış günü ve açılış protokolü önemlidir. Fuar organizatörü firmalar, fuar öncesi önemli bir tanıtım kampanyası yaparlar ve fuarı açmak için kamuoyundan ve iş dünyasından saygı uyandıran kişi veya kişileri fuar açmak için davet ederler: Bu açılışta resmi açılış heyetinin standınızı ziyaret etmesi ve bilgi istemesi oldukça önemlidir. Stand personelinizi bu ihtimale karşı da eğitin ve açılışı yapacak kişilerin kısa özgeçmişleri ile onları bilgilendirin. Açılış resepsiyonu veya bir öğle yemeği hazırlandı ise bu davete icabet edin. Çok önemsediğiniz temsilciniz ve üst düzey çalışanlarınızın da bu tür davetlere katılmasını temin edin.

Fuarların ilk günü beklenmeyen veya büyük siparişlerin olduğu gün olabilir. Bu tür bilgileri ulusal veya uluslararası basın ile paylaşmak size bir farklılık getirecektir. Elemanlarınızdan biri organizatörün basın bürosu ile temas halinde olsun.

Genellikle birinci günün akşamı fuar boyunca ne tür ziyaretçileriniz olacağı konusunda iyi ve yeterli bir fikre sahip olabilirsiniz. Bu tespite göre elemanlarınıza ek bilgi, kısa eğitimler vermek gerekebilir. İhmal etmeyin.

Standınıza gelen ziyaretçi ile konuşmak sıradan bir muhabbet değildir. Ziyaretçilerinizin bir bölümü ileride ürünleriniz için muhtemel müşteriler olacaktır. Ziyaretçilerinizi nasıl kabul ettiğiniz onların sizi değerlendirmedeki en önemli kriterlerinden biri olacaktır. İlk ziyaretçiniz standınıza gelmeden önce ev ödevinizi iyi yapmış, elemanlarınızı yeterli eğitmiş olmalısınız. İhmal etmeyin sonunda fuar için harcadığınız emek, zaman, para ve moraliniz boşa gitmesin.